Wanneer je gaat trouwen, wordt er vaak de hulp ingeroepen van een ceremoniemeester. En dat is best wel fijn, want er komt een hoop kijken bij het organiseren van een bruiloft! En niet te vergeten tijdens de trouwdag zelf… Maar wat zijn nu eigenlijk de taken van een ceremoniemeester? Dit bepaal je natuurlijk helemaal zelf, het is aan jullie wat je het liefste zelf doet en in hoeverre je je ceremoniemeester met taken wil ‘belasten’. Hieronder vind je een overzicht van de meest gekozen taken.
1.) Vaak kijkt een ceremoniemeester al mee vanaf het begin: hij of zij helpt het bruidspaar met het maken van bepaalde keuzes of het contact met leveranciers. Dit kan ook erg handig zijn wanneer de ceremoniemeester op de trouwdag zelf contactpersoon is voor bijvoorbeeld de banketbakker (bruidstaart!) of de locatiemanager van de trouwlocatie. Plan tijdig een of meerdere afspraken in om samen te gaan zitten of de taken te verdelen.
2.) Een ceremoniemeester wordt ook vaak gevraagd om het vrijgezellenfeest te organiseren van de aanstaande bruid en/of bruidegom. Ook al is een vrijgezellenfeest vaak een verrassing, het is wel verstandig om de ceremoniemeester te laten weten wie je graag bij je vrijgezellenfeest zou willen hebben en wat je per se wel of niet wil doen.
3.) De communicatie met de gasten. De uitnodiging kun je als bruidspaar natuurlijk zelf regelen, maar met sommige zaken wil je je niet zelf bezighouden. Er wordt daarom met de uitnodiging vaak een brief meegestuurd door de ceremoniemeester, waarin alle praktische dingen vermeld staan. Denk bijvoorbeeld aan eventuele dieetwensen of het houden van speeches of stukjes door de gasten. Ook is de ceremoniemeester de uitgewezen persoon om de aan- en afmeldingen bij te houden.
4.) Het maken van een draaiboek. Het is prettig om de planning van jullie grote dag vast te leggen in een draaiboek. Omdat de ceremoniemeester meestal degene is die op de dag zelf de tijdsplanning bewaakt, is het handig dat dit ook degene is die het draaiboek maakt. Hij of zij moet ten slotte aan één woord genoeg hebben om op de dag zelf alles in goede banen te kunnen leiden. Tip: neem in het draaiboek ook altijd een overzicht op van alle leveranciers, inclusief telefoonnummers. Zo kun je snel de juiste persoon bereiken, mocht dat nodig zijn.
5.) Vaak wordt een ceremoniemeester ook gevraagd om mee te helpen met de aankleding van de locatie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het neerzetten van een welkomstbord, het versieren met slingers, ballonnen of bloemen, het neerleggen van een gastenboek, het inrichten van een photobooth, het aankleden van de cadeautafel, de inrichting van een kinderspeelhoek, het klaarzetten van de bedankjes en ga zo maar door!
Lotte Vogels, professioneel ceremoniemeester.
Foto: Bruno y Garea
6.) De ceremoniemeester fungeert op de grote dag als hét aanspreekpunt voor… nouja, bijna iedereen! Hij of zij blijft regelmatig checken of het het bruidspaar aan niks ontbreekt, maar is ook het eerste aanspreekpunt voor de gasten én de leveranciers. Zo kun je het ene moment bezig zijn het bruidspaar een snack te brengen (geloof me, zij vergeten op zo’n dag zelf vaak te eten en te drinken!), het andere moment sta je in de keuken met een gast die zijn rode wijn over zijn witte blouse heeft gegooid en even later ontvang je de dj om hem de envelop met zijn gage te overhandigen. Rennen en vliegen soms dus!
7.) Tot slot is het aan de ceremoniemeester om er voor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt. Dit doe je door de planning van de dag te bewaken, maar ook door de gasten bijvoorbeeld aanwijzingen te geven over wat er van hen verwacht wordt. Het is vaak niet erg als een onderdeel 10 minuten uitloopt, maar op sommige momenten zit je wel aan een tijd vast, zoals bijvoorbeeld bij de officiële ceremonie. Ook lopen er áltijd dingen anders dan gepland, dus is het aan de ceremoniemeester om op zo’n moment met een oplossing te komen.
Het moge duidelijk zijn dat de taak van ceremoniemeester best een pittige taak kan zijn! Er gaat behoorlijk wat tijd zitten in de organisatie van een bruiloft en op de dag zelf zijn er tientallen kleine taakjes waar een bruidspaar hulp bij kan gebruiken, om zo zelf een zorgeloze dag te hebben. Het is dus belangrijk om goed te bedenken of deze rol bij iemand past: heeft diegene organisatietalent, heeft hij of zij voldoende tijd en vooral: vindt hij of zij het leuk om te doen!
Tegenwoordig wordt er steeds vaker gekozen voor het inhuren van een professioneel ceremoniemeester. Dit zijn meestal weddingplanners die je ook enkel voor de dag zelf kunt inhuren. En wie heeft er nu meer organisatietalent en ervaring dan deze ceremoniemeesters? Nog niet overtuigd? Lees dan ook mijn blog ‘8 redenen om een professioneel ceremoniemeester in te huren‘.
Ga je trouwen en overweeg je een professioneel ceremoniemeester in te huren? Neem dan gerust contact met me op voor een gratis kennismakingsgesprek. Of bekijk eerst mijn website.